10. お問い合わせに対応する｜blanc オンラインスクール運営者マニュアル

1お問い合わせが届いてから対応するまで

会員がサイトのお問い合わせフォームから送信すると、次の3つが同時に起こります。

起こること	内容
運営に通知メールが届く	サイトの管理用メールアドレスあてに、お名前・メールアドレス・お問い合わせ内容の入ったメールが届きます。ふだんはこのメールで気づきます。
送信した方に控えのメールが届く	お問い合わせを受け付けたことを知らせる自動返信です。お問い合わせの内容も書き添えられています。運営は何もしなくても送られます。
管理画面にひかえが残る	お問い合わせ＞受信メッセージに1件ずつたまります。

受付の連絡は自動で送られています送信した方には、自動返信の控えが届いています。「受け取りました」の一報を急いで送る必要はありません。ただしこれは受付のご連絡だけですので、ご質問への回答は別途お送りください。

メールの文面や送り先を変えたいとき通知メールと自動返信の件名・本文・送り先はフォーム側の設定で決まっています。変えたいときは制作側へご依頼ください。

道順お問い合わせ受信メッセージ

列	内容
件名	押すと中身が開きます。
送信者	入力されたお名前とメールアドレスです。返信先はここに出ているアドレスになります。
経路	どのフォームから届いたかです。
日付	届いた日時です。見出しを押すと並べ替えられます。

ボタン・欄	できること
受信トレイスパム	上の切り替えです。迷惑あつかいにしたものはスパムのほうに移ります。
メッセージを検索	お名前・メールアドレス・本文の言葉で探せます。
すべての日付	月を選んで絞り込みます。選んだあとフィルターを押します。
すべての経路を表示する	フォームごとに絞り込みます。同じくフィルターで確定します。
エクスポート	一覧を CSV ファイルとして書き出します。Excel などで開けます。

書き出したファイルの扱いにご注意くださいエクスポートで作られるファイルには、お名前・メールアドレス・お問い合わせの本文がそのまま入ります。共有フォルダーに置いたままにしない、不要になったら消すなど、取り扱いにご注意ください。

一覧の件名を押すと開きます。行にマウスを合わせると件名の下に出る表示からも開けます。

場所	内容
件名送信者	上に並びます。
項目	フォームに入力された内容です。`your-name`＝お名前、`your-email`＝メールアドレス、`your-message`＝お問い合わせ内容です。`question_type` は使っていない項目で、いつも空です。
ステータス	右側の枠です。スパムと非スパムの切り替え、送信日時、ゴミ箱へ移動があります。スパムの切り替えは更新を押すまで反映されません。

項目名が英語で並びます your-name のような表記はフォームの項目につけられた名前で、画面上の「お名前」「メールアドレス」「お問い合わせ内容」にそのまま対応します。上から順に読んでいただければ大丈夫です。

この画面から返信はできません受信メッセージは届いた内容を読むための画面です。返信の欄はありません。返信はふだんお使いのメールソフトからお送りください。

お問い合わせの中身を開き、your-email のメールアドレスを写す
運営あてに届いた通知メールの ■メールアドレスにも同じアドレスが書かれています。
ふだんお使いのメールソフトで、そのアドレスあてに新しいメールを作って送る
通知メールにそのまま返信しないでください。通知メールはサイトから運営あてに送られたもので、返信するとサイトのアドレスあてになり、送信した方には届きません。
返信したことが分かるようにしておく
この画面には「対応済み」の印がありません。対応が済んだかどうかは、メールソフト側で分かるようにしておいてください。

よくあるお問い合わせ	対応
退会したい	ご登録のメールアドレスあてに運営からご連絡し、そのお返事でご本人と確認してから、制作側へ退会の手続き（有料会員の方は会費の解約も）をご依頼ください。フォームに書かれたアドレスがご登録のものと同じでも、それだけでご本人とは判断しないでください。有料会員の方は、ご依頼の前に決済済み会員で ID を控えておくと早く進みます。 → 12. 決済済み会員を確かめる
お名前・メールアドレスを変えたい	ご本人がマイページの右上の歯車からマイアカウントを開いて変更できます。そのようにご案内してください（ユーザーガイドの「4. マイページとプロフィール」）。運営者アカウントで会員の情報を書き換えることはしないでください。
ユーザー名を変えたい	変更できません。ユーザー名の代わりにメールアドレスでもログインできることをご案内してください。
ログインできない・パスワードを忘れた	ログイン画面のパスワードをお忘れですか？から、ご自身で設定し直せることをご案内します。
メールマガジンが届かない	購読の確認が済んでいるかを確かめます。 → 11. メールマガジンを送る

同じ質問が続くときは似たお問い合わせが何度も届くようでしたら、「よくあるご質問」に1件足しておくと次から減ります。 → 9. よくあるご質問を編集する

営業や勧誘のお問い合わせが届くことがあります。放っておいても害はありませんが、たまると本当のお問い合わせが埋もれてしまいます。

操作	結果
一覧の行にマウスを合わせ、件名の下に出るスパムを押す	受信トレイからスパムのほうへ移ります。消えるわけではありません。
中身を開いてスパムを選び更新	同じく迷惑あつかいになります。中身を読んでから決めたいときはこちらです。
ゴミ箱へ移動	一覧から外れます。上にゴミ箱の表示が出て、そこから復元で戻せます。
まとめて処理する	左のチェックを入れて一括操作からゴミ箱へ移動またはスパムとしてマークを選び、適用を押します。

迷惑なお問い合わせの見分け方 心当たりのない会社からの営業、本文にリンクだけが並んでいるもの、スクールと関係のない商品やサービスの勧誘は、迷惑あつかいにして差し支えありません。迷ったときは消さずにそのまま残しておいてください。

間違えて消してしまわないようにスパムにしたものは後から非スパムに戻せます。ゴミ箱からも復元できます。ただしゴミ箱の中で完全に削除したものは戻せません。